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如何使你的虚拟改善倡议成功

查看如何安排和计划下一个改善事件的步骤,并确保每件事都被解释为使其成功。

作者:Daniel Penn Associates 6月3日,2021年
礼貌:CFE媒体与技术

很久以前,Kaizen事件意味着在面对面和肘部到肘部会议上的步行观测和价值流映射。我们认为分享呼吸空间对于发现我们公司的障碍和计划改善我们的系统,流程和产品至关重要。

即使分发了COVID-19疫苗,也需要一段时间才能恢复。虽然我们对精益转型的承诺并没有停止,我们的管理方式发生了变化。在我们新的网络常态中,我们正在创造一种工作模式,这种模式即使在安全的恢复面对面计划之后仍将持续下去。

与大多数计划一样,从一个虚拟的改善事件开始是最困难的部分。你的公司在进入这个行业之前应该做些什么?应该问些什么?这里有一个路线图来指导你的努力。

开始了一个凯恩赛事

选择项目;得到管理支持

您的组织可能有一长串需要改进的过程。如果这是你第一次举办改善活动——特别是如果这是你第一次虚拟的改善——抵制诱惑,选择最全面和雄心勃勃的一个。确保项目范围是现实的,并且可以在定义良好的时间窗口内进行管理。

管理人员需要了解为什么选择了项目。为什么它对组织很重要。他们如何支持团队。以及他们如何支持来自改善倡议的持续改进计划。

Kaizen活动应该有一个项目赞助商 - 一个管理团队的成员,他倡导主动性,确保该团队有助于有效地工作,从而消除任何可能出现的进展障碍。该项目赞助商确保在团队调查结果中提出的改进建议是众所周知的,然后在整个组织中资源和实施。他们还确保为他们的努力确认团队成员。

在项目章程中定义目标

与面对面的改善活动一样,您需要在项目章程中定义目标、目标和期望的结果。收集什么信息,如何收集,由谁收集?每个团队成员将扮演什么角色?你们多久见面一次?什么将定义你的成功?结果和建议将如何提交,何时提交,提交给谁?

选择虚拟Kaizen团队

确保你的团队成员不超过10人。包括那些对需要改进的过程有直接经验的成员,那些有一些知识但可能不会直接参与过程的成员,以及来自其他领域/部门的人,他们有能力以新的眼光看待这个问题。每个团队成员必须能够完成分配给他们的改善事件任务,除了他们的日常工作之外——或者在改善期间被他们的主管从他们的日常职责中释放出来。如果你的公司过去曾亲自进行过改善活动,可以考虑邀请一位曾在其他改善团队中工作过的成员。

你会选谁当组长?你的后备领导吗?你的主持人吗?

一个人应该负责驾驶你的虚拟kaizen会议。该领导者/主持人必须推动该过程。他们将为团队成员存储并提供登录凭据以访问您使用的技术工具。团队领导人将为一个可能促进某些讨论的团队成员提供持续更新,当团队负责人不能在那里时促进某些讨论和/或接管。

In addition to the team leader and back up leader, an outside facilitator with experience in the client’s industry sector can help keep conversations focused, propose ideas that others on the team may not have thought of, and if needed, circle back on tasks still in progress to provide support and offer solutions. Daniel Penn Associates’ skilled Lean continuous improvement facilitators are adept at guiding hundreds of Kaizen teams through their initiatives.

为团队设定自由(虚拟和亲自)的界限

是否需要亲自观察部分或全部过程?如果是,你会指派哪个团队成员到公司现场?他们将如何传递他们的观察结果?通过手机或其他设备上的直播视频?通过记录并回放他们对随后虚拟会议的访问?

改善活动策划

在线入职培训

在信息收集、头脑风暴、过程规划和改进活动开始之前,远程视频培训和指导会议有助于理解和支持目标和任务。这是确保团队中每个人都完全理解的必要条件精益的概念,整体项目及其个人职责。培训也有助于团队中的每个人都熟悉他们将用于Kaizen活动的通信工具。

您将选择哪种虚拟通信平台?

虽然Zoom的流行,嗯,Zoom和GoToMeeting是covid前的主要产品,但它们可能是,也可能不是虚拟会议的最佳选择。如果Microsoft是您公司的平台,并且参与者对这个工具感到舒服,那么Microsoft Teams可以根据您的选择。如果他们精通技术,不了解平台,那么他们有很多选择。

什么制图和绘图软件有意义?

如果您选择了用于视频通信的Microsoft团队,Microsoft Visio是一个简单的示意性同步。其他选项包括LucidChart和IBM的BlueWorks基于云的软件。

Kaizen活动准备

您将如何按计划保留项目?

您将如何确保您的Kaizen活动保持在轨道上?对于许多人来说,Google Drive上的良好的Excel电子表格就是这项工作。如果您的项目有大量的活动零件,时间表,参与者和批准过程,则可以让每个人的基于Web的应用程序通知和最新。Basecamp,Asana,Trello,Monday.com和SmartSheet是一种复杂的工具,可以在“浅点”中,以帮助您的团队命中项目里程碑。

您将选择谁作为文档经理?

一个团队成员应负责拍摄和发布会议票据,创建和更新项目文件,因为虚拟Kaizen甚至向前移动。

项目文件将放在哪里?

组织之外的参与者能否轻松地从受保护的公司服务器访问文档?你应该从谷歌驱动器设置文件吗?Dropbox吗?另一个基于云计算的平台?这里有PCMag对云存储和文件共享服务的选择

什么是必须检查和衡量的?

需要观察和记录哪些具体过程?

Kaizen活动计划和调度

概述你的团队在改善活动中每天要做的事情,并与团队领导、后备领导和协调人分享。例如,一个8天的虚拟事件可以是这样的:

  • 第一天-培训
  • 第2天-收集数据
  • 第三天-数据分析和头脑风暴备选工作流程
  • 第四天-测试可选的工作流程选项
  • 第5天 - 细化过程,为该过程创建标准化说明
  • 第6天 - 优化标准化说明
  • 第七天-向管理层报告调查结果和建议
  • 第八天-总结和下一步

在虚拟改善事件期间

跟踪

在虚拟改善事件中,团队领导和文档经理在您所选择的项目管理平台中跟踪并记录行动项目——谁对每个行动项目负责,行动何时完成,结果或发现。

跟进

与面对面的改善活动一样,向管理层报告会议并不意味着事情已经结束。改善不是一个快速的修复和完成的活动。它的目的是激发和培养持续的进步。这意味着每个团队成员不仅要执行改善提出的建议和任务,还要持续监控改善过程,并提出调整建议,使之随着时间的推移变得更好。事后指导是至关重要的——不仅要确保变更按计划发生,而且要让团队对他们继续改进主动性的能力有信心。

为你的下一个改善改进活动虚拟的好处

在领导和推动了数百场现场精益改进活动之后,Daniel Penn Associates团队帮助客户适应了我们的新常态。在这个过程中,我们发现了这种工作方式的好处。

平和的心态和生产力

当大多数或所有团队成员在家中工作时,公司领导人有时间制定强大的安全计划,以便(最终)允许返回办公室。与此同时,我们发现大虚拟(零通勤时间)聚集的员工在手头上专注于工作,而且对他们对传染的恐惧更少。

All-on-one-page理解

在过去面对面的改善头脑风暴的日子里,团队成员站起来,把便签贴在价值流图上,通常贴在墙上。在我们支持的虚拟改善中,我们发现当人们在共享屏幕上看文件时,更容易将人们的注意力吸引到手头的任务上。当一个团队成员在讲话时,参与者可以通过视频会议工具的留言板提供想法和建议。在整个过程中,团队成员通过参与者近距离的面部表情获得视觉“线索”。

为了得到深思熟虑的结果而召开的小规模会议

当在公司内部亲自举行改善活动时,过程可能从参观办公室或设施开始,然后是半天的集体头脑风暴。我们现在知道,在极速看来,半天的会面就像是自杀式的马拉松。为了避免视频会议耗尽,项目经理需要考虑如何“划分”发现、头脑风暴和计划阶段,以鼓励在线参与——以及在在线会议之间留出时间进行研究和思考。

长期的关系

在过去的当面改善活动中,我们的团队成员可能会飞到客户现场,支持一个2-5天的改善活动。在今天的虚拟改善宇宙中,旅行受限的时间紧迫已经消失。我们能够在整个过程中与团队领导进行一对一的签到。我们记录和审查视频会议,以确保没有遗漏。我们远程参与向决策者报告的演示。随着改善小组的建议被实施,我们安排了视频会议“签到”。

您是否在组织的流程,产品或服务中处理讨厌的Logjams或慢性问题?不要让Covid-19延迟改进举措,可以建立团队合作和推动士气。

这篇文章最初发表在Daniel Penn Associates'网站丹尼尔·佩恩的同事在CFE媒体内容合作伙伴。


丹尼尔·佩恩的同事
作者简介:Daniel Penn Associates是CFE媒体内容合作伙伴。联系DPA(860) 232-8577或info@danielpennassociates.com